手話通訳者・要約筆記者 派遣管理システム
市町村派遣向け手話通訳者・要約筆記者 派遣管理システムは福祉センターや協会が市町村から依頼を受け、行っている通訳者派遣業務の市町村派遣に特化し、「コーディネート・報酬支払・報告書作成・集計処理」を一元管理できるシステムです。依頼者と通訳者のコーディネート業務に必要なFAX文書の出力から、市町村へ提出する報告書の作成、通訳者への報酬支払をスムーズに行います。また、コーディネートのみ行う斡旋派遣・協会から依頼する講習会講師依頼も入力可能。実績として集計表に算出されます。帳票はすべてEXCELファイルに出力されるので、レイアウトの変更や備考入力などの細かい調整は個別に編集可能です。
システム構成図
主な機能一覧
| 申込書入力 | 依頼があった際に申請者・依頼者・通訳日時・通訳場所・業務内容を入力します。 コーディネート時に指定の通訳者が派遣可能かどうかが分かるようになっており、 通訳者選択の手間が省けます。 |
|---|---|
| 報告書入力 | 派遣者の報告書に従って、通訳者・派遣時間・休憩時間・交通費を入力します。 通訳単価はマスタ管理されており、複数使い分けることができます。 |
| 連絡表出力 | 通訳者へ派遣伺い・派遣決定へのFAX表を出力できます。 通訳者が決まると依頼者へ「派遣に関する連絡」を出力できます。 市町村様式の依頼書・決定通知書も出力できます。 |
| 市町村報告書出力 | 月末締で各市町村への報告書・内訳書を出力できます。 |
| 支払管理 | 月末締で通訳者への個別支払い表・経理が使用する報酬支払一覧表（口座情報を含む）を 出力できます。（※オプションにて全銀協フォーマット出力へ対応可能です） |
| 統計管理 | 市町村向け年間派遣状況報告書・市町村派遣事業差額一覧・３年登録者派遣状況など、 分析に必要な統計表を出力できます。 |
| 通訳者 スケジュール管理 |
通訳者の月毎に提出されたスケジュールの取込・個別入力を行うことができます。 コーディネート時に指定の通訳者が派遣可能かどうかの判断に利用できます。 |
| 通訳者マスタ | 手話通訳士・３年登録・職員などキャリアに応じた分類が登録できます。 |
| 利用者マスタ 申請者マスタ |
利用者と申請者を登録することができます。利用者ごとに申請者・統計分類を あらかじめ登録できるので、入力の手間を省きます。 |
サンプル画面
▲申込書入力画面
過去データ複写機能があるので、連続した通院に対する入力時間の軽減や前回と同じ通訳者の斡旋などの対応に役立ちます。
▲通訳者スケジュール管理機能
規定レイアウトのExcelファイルを取り込めます。通訳者の活動不可日をシステムに反映させることでコーディネイトの精度を高めることができます。
カスタマイズ範囲
派遣管理システムはパッケージシステムではありますが、各自治体により運用方式が異なるため、必ずカスタマイズ（システムの部分的な改修）が発生します。想定されるカスタマイズ範囲は以下の通りです。
・派遣費の計算式（当日キャンセル代・時間による割増料金加算・機器持参の手数料発生の有無など）
・各自治体様式の報告書レイアウト