大学証明書発行システムの特長

ここでは大学証明書発行システム(自動証明書発行機)の特長をご紹介します。

窓口の負担軽減

当社の証明書発行システムは以下の3つのシステムから成り立っています。

  • 学生向けのタッチパネルシステム(自動証明書発行機)
  • 職員専用の在学生向け発行システム
  • 職員専用の卒業生向け発行システム

学生証を所持していない在学生や卒業生など、自動証明書発行機では印刷できない特殊なケースに関しても、全て証明書発行システムで対応できます。

ICカードでセキュリティも万全

自動証明書発行機から証書を印刷するには、学生証で個人認証する必要があり、学生証のない外部者への情報の漏えいを防ぎます。また学生情報は全てサーバで管理しているので、発行機に情報は残りません。
職員用発行システムパソコンにもICカードリーダを設置し、特定の職員以外の使用を禁止できます。
また、職員ごとにアクセス権限を設定することで、他学部データや各メニューへのアクセスを制限。個人情報へのアクセスログも管理し、高いセキュリティを確保します。

紙詰まりが少ないからメンテナンス費も軽減

自動証明書発行機については紙をロールで送るような大型機械を使用していないので、紙詰まりの頻度が少なく、プリンタの故障率も大幅に軽減。また紙詰まりをしても、通常のレーザプリンタと同様に職員が簡単に取り除くことができる為、紙詰まりのたびにメンテナンスを頼み、保守料がかさむという心配もありません。

印刷がスピーディ

通常のレーザプリンタと同様の印刷時間で発行できるので、長時間、学生を待たせることがありません。

学生の都合に合わせて気軽に発行が可能

自動証明書発行機を設置することにより、学生が好きな時に証書を発行できるようになります。それによって、学生の待ち時間の短縮や窓口受付時間外の発行も可能になり、学生のライフスタイルに合わせた運用が可能になります。

メッセージ表示機能

学内の催し物や履修申告期間のお知らせなど、全学生を対象にしたメッセージを印刷待ち時間に表示したりできます。また、特定の学生を対象に連絡事項を表示することができ、そのお知らせを学生が閲覧したかどうか、職員側でチェックすることもできます。

一括出力で待ち時間短縮

帰省時期や就職活動時期などで混雑した時にも学生を待たせないように、多種類の証明書を一度の操作で発行することができます。また、学割に関しては不正な発行を防ぐため、学生ごとに規定枚数の制限をかけることもできます。

ワンタッチで英語ガイダンス機能

タッチパネル発行機の受付画面で英語による画面・音声ガイダンスに切り替えが可能です。海外からの留学生の方も気軽に利用できます。一連の発行が終了すると自動的に日本語画面に戻ります。

タッチパネルの異常を職員に連絡

分散している自動証明書発行機は全て担当職員のパソコンで状態が確認できるようになっています。用紙の残枚数警告メッセージや紙詰まりのエラーメッセージなどの異常が発生した場合には、担当職員のパソコンにメッセージを送信し、エラーによる遅滞を最小限に抑えます。

運用・管理も簡単

運用時の自動証明書発行機の設定変更は職員用発行システムパソコンで一括操作できるため、発行機ごとに設定して回る必要はありません。
また、証明書発行アクセス履歴や証明書発行集計表など、管理台帳も職員用発行システムで印刷することができ、常に担当職員が使用状況を把握することができます。

卒業生向け証明書発行について

卒業生の証書発行に関しては、窓口業務での対応となりますが、卒業生管理システムを使って、「カナ氏名・生年月日・卒業年」などの情報を入力するだけでスピーディに対象者の学籍原簿を取り出すことができます。

紙媒体の卒業生成績証明書のイメージ管理(※ オプション)

紙媒体で保管している古い証明書に関しては、スキャニングしたイメージデータをDVDなどの外部媒体へファイリングし、いつでもパソコンから取り出せる仕組みを用意しています。

当社では紙媒体の証明書をイメージデータとしてファイリングする作業も合わせて請け負っております。

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