お客様の声

オフコンをやめるきっかけをあたえてくれました

オフコンってなに?
   最初は自分たちの使っているシステムが何なのかさえ知りませんでした。

私たちは昔から自社専用の業務システムを使っていましたが、社員が直接使っているのはパソコンでしたから、オフコンを使っているという認識もなく、普通にシステムが古いから機能も少なくて、使いにくいのかなと思っていました。

だから、機能を追加すれば、自分たちの業務に合ったシステムになるはず、そんな安易な考えでこちらにご相談したんです。
グローバルシステムズさんは、県内でも指折りのシステム開発会社でしたし、私どもと取引頂いている企業様もこちらでシステムを構築して頂いてるところがたくさんありましたので、アドバイスしてもらうつもりで、小林社長に雑談交じりに事情を説明しました。

話をしていると、小林社長はすぐに「それってオフコンですよね」と仰いました。
「オフコン?なんですか、それは?」
その時、受けた説明で初めて、自社のシステムの構成を知りました。

メーカーの方は何度かメンテナンスに来ていましたが、社内のシステムの構造がどうなっているかとか一言も説明してくれたことはありませんでしたし。
知らず知らずのうちに他社よりも多くコストがかかっていたのかというのが、何よりショックでしたね。

知らない間に時代から取り残されていたんだなと。

他社と比較した見積もり。
値段もさることながら、信頼できたのは自社現状に合わせた提案を頂いたことでした。

何とかしなくてはいけないなと思いたち、グローバルシステムズさんにお見積りを依頼しました。
自分でも知り合いの社長さんなどから情報収集したり、実はこっそり他社にも見積もり依頼を出していました。
金額はさまざま、提案も他社によって違います。そのままオフコンを使用する場合もありましたし、全てオープンシステム化する提案もありました。
しかし、グローバルシステムズさんほど、うちの会社の業務に真剣に向き合って下さったところはなかったなと感じたんです。
正直、社員の中には新しいシステムを作ることに難色を示す者もおりました。紙管理に慣れている社員からは「帳簿がないと不便・不安」そういう意識が強いみたいでした。
その中でグローバルシステムズさんは「いきなり全てを変える必要はないと思いますよ」と仰って、2つの提案を持ってきてくださいました。毎日こなしていかないといけない業務の中で、全てを変えるというのは難しいし、混乱も起きる。そこで一部分だけ導入して、様子を見てはどうか。そう仰ったんです。
私も、システムを変更してどれほどの成果が上がるのか、半信半疑でしたので、試すつもりで、頂いた一案を採用することにしました。
何よりも新しくAccessで販売管理システム部分だけを導入するのは、他と比べてもとても安価で、これなら試す意味でも、損はないなと感じたのです。

さらば!オフコン。
   変わり始めた社内業務に社員も乗り気になってくれました。

オフコンやめるぞ!と決めたのは販売管理システムが稼働してすぐでした。

これまでは、データを見るためには、売上集計や在庫数確認にしても、すべて紙に印刷してファイリングしていくという感じでした。机の上には紐閉じされた帳票の束が積み上げられ、過去の情報は全て棚の中に収められ、日の目を見ることなく埃をかぶっています。

それが、ほとんどの照会が画面でリアルタイム表示できるようになりました。もう過去の実績を棚から探す必要もありません。年月を入力するだけでさっと表示されますから。

当初は「紙が無いと不便、不安」といっていた社員も実際に運用になると、「こちらの方が断然便利だ」と考えが変わっていました。

おかげさまで忙殺されていた営業部の内業にもかなり余裕がでてきました。それは社員の残業時間にも顕著に表れていました。

目に見えた変化に「これはオフコンをやめれば、もっとコスト削減できるぞ」と奮起したんです。

二度目の見積もりは安いと感じました。それだけの価値があると分かっていたから。

「オフコンをやめたいんです」と小林社長にお話しして、そこからはとてもスピーディでした。
漠然と高いと思っていたシステム構築でしたが、オープン化システムのお見積もり一式を頂いた時に、「お、安いな」と感じました。実際にオフコンでシステムを導入した時の金額に比べれば多分、先の販売管理システム導入で業務がどのように変わっていくか、その成果が目に見えていたからだと思います。「この金額であの成果が出るなら、安い」そう感じました。
設備投資は、行っても直接利益に結びつくことは少なく、二の足を踏んでしまうことが多いんですが、これに関してだけは違いました。一度知ってしまえば、元のオフコンシステムには戻れないなと実感しています。本当に変えて良かったと満足しています。

業務処理に精通した豊富な知識。担当は熱血教師のイメージでした。

担当者の方はいつもニコニコしてる優しい方でしたが、とても熱い人でした。
「使えるシステムを作る為に一緒に頑張りましょう」と仰ってくれました。
うちは海外と取引している関係上、外貨ルートや在庫管理がとても複雑で、社員ですらも戸惑う者が多いんですが、担当さんはこちらの業務の内容を理解して下さるのがとても速く、的確でした。
実際にこちらの要望はほとんど受け入れてくださり、パッケージシステムにはない、痒いところまで手の届いたシステムになったのはオーダーメイドならではだと、大変満足しております。
しかし、調子に乗って機能追加をお願いしようとすると「なぜ、それが必要なんですか?」と問われることもありました。
なぜかと言われると、こちらも返答できない。結局、社員たちも「昔からやっていることだし」「先輩から教えられたことだし」という認識でしかなく、なぜその処理が必要かまで、考えたことなかったんですよね。
言い淀む要望については、「もう一度考えてきてください」と次のミーティングまでの宿題にされることもありました。ほんとに熱血先生でしたね。
社内であれほど業務の流れについて話し合ったのは、後にも先にもあの時だけだった気がします。
その中で、担当によって手法がバラバラだったり、必要だと思っていた作業が無駄になっていたり、社内の業務に一貫性がないことに気づかされました。
いろんな問題が発見され、それを話し合い、修正し、システムに反映することで、本当の意味での業務の効率化ができたと思っています。

今後はシステムを営業分析に活かしていきたいです。

今のシステムはわが社の業務にぴったりと沿っていて、ほとんど直す必要はないと思っています。
たまに帳票のレイアウトが変わった時には修正をお願いしていますが、それも今はほぼないですし。
ただ、過去のデータが蓄積できるようになったので、今後はそれを売上に結び付けていけるように、営業分析に生かしたいですね。新しい商品の販売方法が生まれたら、その時はまたよろしくお願いします。