オフコン→パソコン移行事例

弊社が過去にオフコンからオープンシステムに移行したU商事様を例としてご紹介いたします。

台数制限があるために現場で使用できないシステム

U商事様は、営業関係の事務処理を全てオフコンで行っていました。

しかし、オフコンの端末は数を導入するにはコストがかかり、全ての営業員がシステムを使用できないという制限がありました。

やがて「オフコンのデータを営業用に加工して使用したい」という個々の営業員の欲求が高まった為、システムの追加構築を検討するようになったのです。

U商事様の初期段階のご環境

オフコン⇒パソコン移行事例 初期環境

初め、U商事様はオフコンの端末機を増やして、既存のオフコンシステムの機能追加を行う予定でした。
しかしそれでは、導入費がかさむことや、オフコンデータを社員で加工できないという問題がありました。

【オフコンの業務システムを修正した場合の問題点】

  • 一からソースを作成しなければならないので、作業日数がかかる。
  • 既存のデータに影響を及ぼさないかのチェック解析に作業日数がかかる。
  • 端末機が専用機なのでコストがかさむ。

オフコンのデータを外部に出力・パソコンで使用可能に

オフコン機を増やすよりも安価にデータを活用できないかというご要望より、弊社は「解析したオフコンデータを、CSVで出力し、MSAccessで構築したシステムをパソコン側に導入する」というご提案を致しました。
U商事様はすでにパソコンを導入されていましたので、端末機の購入は必要なく、また使用する人数も少ないことから、Accessを用いて販売管理システムを新規開発することにしました。

弊社がご提案した一部パソコンを用いたシステム構築案

オフコン⇒パソコン移行事例 一部パソコン仕様

これにより、今まではできなかった集計機能や帳票出力が可能になり、販売管理業務を効率よく行うことができるようになりました。
しかし、オフコン側のデータを更新できるのは一部のオフコン機端末のみであることや、オフコンデータからパソコンデータへ反映するまでにタイムラグがあるなど、まだ改善の余地があるシステム構築でした。

【一部、パソコンを用いた業務システムの問題点】

  • オフコンサーバーのデータを更新できるのは一部の社員のみ。
  • オフコンデータ更新からパソコンデータへの反映までに一日ずれる。
  • CSV出力に時間がかかる。
  • 使用しているデータが全社員同じかどうか分からない。

オフコンを破棄し、業務システムをオープンシステムに切り替え

そこで、オフコンの業務システムを一切取りやめ、サーバーをパソコンサーバーにし、業務システムをAccessとSQLServerを用いて再構築することで、それらの問題を全て解決しました。
更新する社員の制限もなくなり、リアルタイム集計が可能になり、オフコンにかかっていた維持費も排除することができるようになりました。

弊社がご提案したオープン化システム構築案

オフコン⇒パソコン移行事例 オープンシステム化

【オープンシステム化した利点】

  • サーバーのデータを日次更新できる。
  • リアルタイム集計が可能になる。
  • 使用データが統一できる。
  • 新規クライアント機の導入費がオフコンに比べて安価である。